Sono eseguite mediante la trasmissione dei documenti informatici all’indirizzo di posta elettronica certificata del destinatario, così individuato:

1) per i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato, l’indirizzo di posta elettronica certificata al quale la comunicazione o notificazione deve essere eseguita, è quello dagli stessi comunicato ai rispettivi ordini o collegi, pubblicato nell’INI-PEC;

2) per i soggetti di cui all’articolo 12 del decreto legislativo 31 dicembre 1992 n. 546,abilitati all’assistenza tecnica dinanzi alle Commissioni tributarie (gli ingegneri, gli architetti, i geometri, i periti edili, i dottori agronomi, gli agrotecnici e i periti agrari, per le materie concernenti l’estensione, il classamento dei terreni e la ripartizione dell’estimo fra i compossessori a titolo di promiscuità di una stessa particella, la consistenza, il classamento delle singole unità immobiliari urbane e l’attribuzione della rendita catastale e gli spedizionieri doganali per le materie concernenti i tributi amministrati dall’Agenzia delle dogane), l’indirizzo di posta elettronica certificata, indicato dalla parte nel ricorso o nel promo atto difensivo ed indicato nella nota di iscrizione a ruolo, deve coincidere con quello rilasciato da un gestore, in conformità a quanto stabilito dal decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, previa identificazione del soggetto medesimo;

3) per le società e le imprese individuali iscritte nel registro delle imprese, l’indirizzo di posta elettronica certificata deve coincidere con quello comunicato al momento dell’iscrizione nel registro delle imprese, ai sensi dell’articolo 16 del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2 e dell’articolo 5 del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, pubblicato nell’INI-PEC;

4) per gli enti impositori, l’indirizzo di posta elettronica certificata è quello individuato dall’articolo 47, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, pubblicato nell’IPA.

In caso di errata indicazione dell’indirizzo di PEC negli atti difensivi, al fine di garantire l’invio delle notificazioni e delle comunicazioni mediante posta elettronica certificata, possono essere utilizzati gli elenchi di cui all’articolo 16, commi 6 e 7 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2, con le modalita’ di cui all’articolo 6, comma 1-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, consultabili nell’INI-PEC.

Gli indirizzi di PEC degli uffici di segreteria delle Commissioni tributarie, utilizzati per inviare le comunicazioni e notificazioni telematiche, oltre che nell’IPA, sono pubblicati sul S.I.Gi.T.

Il perfezionamento della notifica

L’articolo 5 comma 2 delle citate regole tecniche, prevede che le comunicazioni e le notificazioni telematiche si intendono perfezionate nel momento in cui viene generata, da parte del gestore di posta elettronica certificata del destinatario, la ricevuta di avvenuta consegna, equivalgono alla notificazione eseguita per mezzo della posta ed hanno valore giuridico così come disposto dagli articoli 45 e 48 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

Notificazioni eseguite a mezzo di ufficiale giudiziario.

Nel caso di notificazioni eseguite a mezzo di ufficiale giudiziario ai sensi degli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile, gli atti da notificare vanno trasmessi all’indirizzo di posta elettronica certificata dell’Ufficio Notificazioni Esecuzioni e Protesti (UNEP) pubblicato sull’indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni (IPA).

Comunicazione contenente dati sensibili

La comunicazione che contiene dati sensibili è effettuata per estratto, con contestuale messa a disposizione dell’atto integrale nell’apposita area del S.I.Gi.T., con modalità tali da garantire l’identificazione dell’autore dell’accesso e la tracciabilità delle relative attività.

Requisiti degli atti e documenti informatici notificati tramite PEC

L’articolo 6 comma 1 delle specifiche tecniche prevede che gli atti e i documenti informatici notificati tramite PEC devono rispettare i requisiti indicati dal successivo articolo 10; quindi:

– sono in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b;

– sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili;

– sono redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti software senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti; non è pertanto ammessa la copia per immagine su supporto informatico di documento analogico;

– sono sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale, pertanto il file ha la seguente denominazione: < nome file libero > .pdf.p7m.

I documenti informatici allegati, per i quali è ammessa la scansione in formato immagine di documenti analogici, rispettano i seguenti requisiti:

– sono in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, oppure TIFF con una risoluzione non superiore a 300 DPI, in bianco e nero e compressione CCITT Group IV (modalità fax);

– sono privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili;

– sono sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale.

La dimensione massima consentita di ogni singolo documento informatico è di 5 MB e qualora il documento sia superiore alla dimensione massima sarà necessario suddividerlo in più file.

Il formato PDF/A

Gli atti e i documenti informatici notificati tramite PEC, così come il ricorso e gli altri atti processuali, devono rispettare i requisiti indicati dall’articolo 10 delle specifiche tecniche; devono quindi avere come formato il PDF/A-1a o PDF/A-1b.

Tale formato soddisfa quanto disposto dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013 (regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005) al punto 5 dell’allegato 2 ed è stato scelto tra quelli che possono maggiormente garantire i principi dell’interoperabilità tra i sistemi di conservazione e in base alla normativa vigente riguardante specifiche tipologie documentali.

Il PDF (Portable Document Format) è un formato creato da Adobe nel 1993 che attualmente si basa sullo standard ISO 32000. E’ stato concepito per rappresentare documenti complessi in modo indipendente dalle caratteristiche dell’ambiente di elaborazione del documento. Nell’attuale versione gestisce varie tipologie di informazioni quali: testo formattato, immagini, grafica vettoriale 2D e 3D, filmati. Il formato è stato ampliato in una serie di sotto-formati tra cui il PDF/A.

Il PDF/A è stato sviluppato con l’obiettivo specifico di rendere possibile la conservazione documentale a lungo termine su supporti digitali.

Tra le caratteristiche di questa tipologia di file abbiamo:

– assenza di collegamenti esterni,

– assenza di codici eseguibili quali javascript ecc.,

– assenza di contenuti crittografati.

Queste caratteristiche rendono il file indipendente da codici e collegamenti esterni che ne possono alterare l’integrità e l’uniformità nel lungo periodo.

Le più diffuse suite d’ufficio permettono di salvare direttamente i file nel formato PDF/A.