Il dispositivo di firma digitale è ormai indispensabile per svolgere la professione forense; sappiamo infatti che tutti gli atti di nostra produzione da depositarsi telematicamente, oltre ad essere in PDF testuale, devono anche essere firmati digitalmente.

Per questo motivo raccomando sempre, da anni, di avere almeno due dispositivi di firma digitale, acquistati in tempi diversi in maniera tale che abbiano anche diverse scadenze.

Ma non basta solo essere in possesso del dispositivo di firma digitale per stare tranquilli in quanto dobbiamo non solo assicurarci che lo stesso sia ben custodito e funzionante ma dobbiamo anche essere in grado di rinnovare i certificati digitali che al suo interno si trovano in quanto, questi ultimi, non hanno durata illimitata.

Infatti, all’interno del dispositivo di firma digitale risiedono due certificati:

– il certificato di identificazione

– il certificato di sottoscrizione

Il primo è quello che, ad es., ci consente di utilizzare il Polisweb mentre il secondo è quello che consente di apporre la firma digitale in un documento informatico (file).

Tali certificati hanno validità limitata; conseguentemente il professionista dovrà curare il rinnovo degli stessi prima della loro scadenza in quanto, i certificati già scaduti non sono rinnovabili cosa questa che comporterebbe l’acquisto di un nuovo dispositivo di firma digitale con costi di gran lunga superiori a quelli del semplice rinnovo dei certificati oltre a non consentire, fino al rilascio del nuovo dispositivo, la possibilità di accedere al Polisweb, di firmare digitalmente i propri atti e di depositare telematicamente gli stessi

La verifica della validità dei certificati presenti nella Smart Card o Business Key è effettuabile utilizzando la funzione messa a disposizione dal software rilasciato dalla società dalla quale il dispositivo è stato acquistato; con tale funzione è possibile conoscere la data di inizio e fine validità dei certificati.

Verificate quindi le date di scadenza dei certificati e rinnovate gli stessi prima della loro scadenza.

A seguire dettagliate istruzioni e infografica che spiegano come verificare e conoscere la data di scadenza dei certificati presenti nel dispositivo di firma digitale; il dispositivo di firma digitale utilizzato per questa spiegazione è rilasciato da Infocert ma, seguendo queste istruzioni, non sarà difficile per chi ha un dispositivo rilasciato da altra software house, portare a termine la verifica.

1) prima di tutto dobbiamo inserire il nostro dispositivo di firma digitale nel computer e attendere che appaia sul monitor la seguente schermata:

2) a questo punto, con il mouse, clicchiamo su “FIRMA DIGITALE:

 3) comparirà un menù:

4) clicchiamo con il mouse su “Leggi i Certificati”:

5) comparirà la seguente schermata:

6) a questo punto cliccheremo su una delle due icone raffigurate, ad esempio questa:

7) comparirà la seguente schermata dalla quale sarà possibile evincere la data di scadenza del certificato:

Dovrò quindi ricordarmi di rinnovare la scadenza dei certificati, prima del 16 dicembre 2017 ma … se dimenticassi di farlo … dal 17 dicembre 2017 non potrei più fare depositi telematici!!

Difficilmente troveremo giurisprudenza che consenta il deposito cartaceo quando lo stesso è obbligatoriamente telematico per un dispositivo di firma digitale non funzionante o per la scadenza dei certificati … e sul punto già vi è una decisione, che potrete consultare cliccando qui.

Da ultimo, una riflessione:

credo che la maggior parte delle Colleghe e dei Colleghi abbiamo acquistato un dispositivo di firma digitale nel periodo ricompreso tra il mese di febbraio e il mese di giugno 2014, considerando che il 30 giugno 2014, decorreva l’obbligo del deposito esclusivamente telematico di alcuni atti; ciò significa che i dispositivi acquistati in quel periodo, avendo i certificati (solitamente) durata triennale, andranno a scadere tra il mese di febbraio e il mese di giugno 2017 … ossia tra poco!!!

8 settembre 2016

Avv. Maurizio Reale