Processo Tributario Telematico: le specifiche tecniche

Il 14 febbraio 2014 veniva pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, serie generale, n. 37, il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 163/2013 contenente il regolamento della disciplina dell’uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario telematico; veniva così data attuazione a quanto disposto dall’art. 39, comma 8, Decreto Legge n. 98/2011, convertito, con modificazioni, dalla Legge n. 111/2011.

Con il citato decreto veniva solo emanato il regolamento in quanto, per il vero e proprio avvio del processo tributario telematico, bisognava attendere l’emanazione di uno o più decreti del Ministero dell’Economia e delle Finanze volti all’individuazione delle regole tecnico-operative per le operazioni relative all’abilitazione al S.I.Gi.T., alla costituzione in giudizio mediante deposito, alla comunicazione e alla notificazione, alla consultazione e al rilascio di copie del fascicolo informatico, all’assegnazione dei ricorsi e all’accesso dei soggetti nonché alla redazione e deposito delle sentenze, dei decreti e delle ordinanze; sempre con gli stessi decreti dovevano poi essere individuate le Commissioni Tributarie con le quali sarebbe stato possibile procedere telematicamente mentre, con successivi decreti del Ministero dell’economia e delle finanze dovevano essere individuate le ulteriori Commissioni tributarie per le quali avrebbero trovato gradualmente applicazione le disposizioni del regolamento emanato con il decreto 163/13.

A distanza di diciotto mesi e più precisamente il 10 agosto 2015, nella Gazzetta Ufficiale n. 184, è stato pubblicato decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 4 agosto 2015 contenente le specifiche tecniche previste dall’articolo 3, comma 3, del regolamento recante la disciplina dell’uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario in attuazione delle disposizioni contenute nell’articolo 39, comma 8, del decreto-legge 6 luglio 2011, n. 98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011,  n. 111.

Anticipo che le disposizioni indicate nelle specifiche si applicheranno solo agli atti processuali relativi ai ricorsi notificati a partire dal 1 dicembre 2015 ma solo ed esclusivamente per quelli da depositarsi presso le Commissioni Tributarie Provinciali e Regionali di Umbria e Toscana, così come disposto dall’art. 16 delle specifiche tecniche.

E’ doveroso precisare che tali specifiche sono rivolte a stabilire le regole tecnico – operative della sola fase introduttiva del processo tributario e quindi, così come indicato dall’art. 2 le stesse dispongono per le seguenti operazioni:

a) registrazione e accesso al S.I.Gi.T.

b) notificazioni e comunicazioni

c) costituzione in giudizio

d) formazione e consultazione del fascicolo informatico

e) deposito degli atti e documenti informatici successivi alla costituzione in giudizio

f) pagamento del contributo unificato tributario

Analizziamole nel dettaglio.

A) REGISTRAZIONE E ACCESSO AL S.I.Gi.T.

Il S.I.Gi.T. è il Sistema Informativo della Giustizia Tributaria; a regolarne la registrazione e l’accesso è l’art. 3 delle specifiche il quale indica altresì l’indirizzo web per raggiungerlo: www.giustiziatributaria.gov.it.

Il S.I.Gi.T. si compone di due aree, una pubblica e una privata:

l’area pubblica (art. 3 comma 2 specifiche tecniche) contiene le pagine web ed i servizi del portale ad accesso libero; in essa sono disponibili le informazioni generali sui servizi offerti, quelle relative alla registrazione al S.I.Gi.T. nonché il manuale operativo con le indicazioni delle istruzioni per l’uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario.

l’area riservata (art. 3 comma 3 specifiche tecniche) contiene le pagine web e i servizi disponibili del S.I.Gi.T, accessibili previa registrazione informatica dei soggetti ai sensi dell’art. 4 secondo il relativo profilo di abilitazione; è quindi accessibile solo ai seguenti soggetti: i giudici tributari, le parti, i procuratori e i difensori di cui agli articoli 11 e 12 del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546, il personale abilitato delle segreterie delle Commissioni tributarie, i consulenti tecnici e gli altri soggetti di cui all’articolo 7 del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546. Le parti, i loro procuratori e difensori, nonché i consulenti e gli organi tecnici potranno accedere alle sole informazioni contenute nei fascicoli dei procedimenti in cui sono costituiti o svolgono attività di consulenza.

Il comma 4 dell’art. 3 delle specifiche tecniche nel disporre che per accedere ai servizi del S.I.Gi.T. è necessario utilizzare una postazione su cui siano state adottate adeguate misure di sicurezza, quali l’installazione ed il costante aggiornamento del sistema operativo, di un valido sistema antivirus e di programmi di protezione e difesa in genere, in sostanza non fa altro che richiamare l’attenzione di coloro che hanno titolo per accedere a tale sezione riservata, alla sicurezza informatica.

L’accesso al S.I.Gi.T. avviene nel rispetto di quanto previsto dagli artt. 64 e 65 del Codice dell’Amministrazione Digitale ed i soggetti che hanno titolo, per eseguire la registrazione, devono necessariamente essere dotati di dispositivo di firma digitale e di Posta Elettronica Certificata ed attenersi a quanto indicato dall’art. 4 delle specifiche tecniche.

A registrazione avvenuta ai soggetti abilitati è assicurata la fruibilità dei seguenti servizi (art. 5 specifiche tecniche):

• la trasmissione degli atti e dei documenti informatici;

• la formazione e la consultazione del fascicolo informatico;

• l’acquisizione delle informazioni riguardanti i giudizi tributari;

• l’avvenuta ricezione degli atti e dei documenti informatici, attraverso l’invio di una ricevuta all’indirizzo PEC del soggetto abilitato.

B) NOTIFICAZIONI E COMUNICAZIONI:

L’art. 6 delle specifiche tecniche al comma 1 prevede che tutti gli atti e documenti informatici notificati tramite PEC devono avere e rispettare i requisiti di seguito indicati;
relativamente agli ATTI, gli stessi dovranno essere:

• in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b;

• privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili;

• redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti software senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti (non è pertanto ammessa la copia per immagine su supporto informatico di documento analogico);

• sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale, pertanto il file ha la seguente denominazione: < nome filelibero > .pdf.p7m. relativamente ai DOCUMENTI, per i quali è ammessa la scansione in formato immagine di documenti analogici, gli stessi dovranno essere:

– in formato PDF/A-1a o PDF/A-1b, oppure TIFF con una risoluzione non superiore a 300 DPI, in bianco e nero e compressione CCITT Group IV (modalita’ Fax);
– privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili;
– sottoscritti con firma elettronica qualificata o firma digitale.

A ciò si aggiunga che la dimensione massima consentita di ogni singolo documento informatico è di 5 MB e qualora il documento sia superiore alla dimensione massima è necessario suddividerlo in più file.

Il comma 2 dell’art. 6 prevede poi che le notificazioni eseguite a mezzo dell’Ufficiale Giudiziario sono inoltrate all’UNEP tramite PEC, nel formato stabilito dal Decreto ministeriale n. 44 del 21 febbraio 2011, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 89 del 18 aprile 2011 (ossia le regole tecniche del processo civile telematico così come poi modificate dal decreto 15 ottobre 2012 n. 209 e dal decreto 03 aprile 2013 n. 48) mentre il successivo comma 3 prevede che le comunicazioni telematiche sono effettuate tramite PEC con le modalità tecnico – operative stabilite nel Decreto direttoriale del 26 aprile 2012 pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 102 del 3 maggio 2012, nonchè secondo quanto previsto dal sistema pubblico di connettività tra le pubbliche amministrazioni.

C) COSTITUZIONE IN GIUDIZIO

Il D.M. n. 163/2013 prevede la non obbligatorietà dell’utilizzo del processo telematico: però, la parte che utilizza in primo grado le modalità telematiche è tenuta ad utilizzare le medesime modalità per l’intero grado del giudizio nonché per l’appello, salvo sostituzione del difensore.
Ciò premesso, ai fini della costituzione in giudizio, il ricorrente, trasmette al S.I.Gi.T. il ricorso, la ricevuta PEC (avvenuta consegna) che attesta l’avvenuta notifica dello stesso, la procura alle liti, la documentazione comprovante il pagamento del contributo unificato tributario e gli eventuali allegati, previo inserimento dei dati richiesti dal sistema per l’iscrizione a ruolo.
Gli atti e i documenti da trasmettere devono avere i requisiti così come in precedenza indicati. Se la procura alle liti o l’incarico di assistenza e difesa sono conferiti su supporto cartaceo, le parti, i procuratori e i difensori trasmettono congiuntamente all’atto cui si riferiscono, la copia per immagine su supporto informatico della procura o dell’incarico, attestata come conforme all’originale ai sensi dell’articolo 22 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, mediante sottoscrizione con firma elettronica qualificata o firma digitale del difensore, così come disposto dall’art. 4 del decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 163/2013 contenente il regolamento della disciplina dell’uso di strumenti informatici e telematici nel processo tributario telematico.
A trasmissione avvenuta il S.I.Gi.T., rilascerà, con modalità sincrona, la ricevuta di accettazione, contenente numero, data e ora della trasmissione degli atti e dei documenti e la stessa ricevuta verrà inviata all’indirizzo PEC del depositante.
Il S.I.Gi.T. provvederà in questa fase ad effettuare automaticamente controlli relativi a verificare:

1) l’eventuale presenza di virus nei file trasmessi;

2) la dimensione dei file trasmessi (non potrà essere superiore ai 5 MB);

3) la validità della firma digitale apposta sui file trasmessi;

4) il formato dei file inviati.
Effettuati i controlli automatici, in caso di esito positivo degli stessi, il S.I.Gi.T provvede all’iscrizione del ricorso al Registro Generale e, contestualmente, rende disponibile nell’area riservata, l’informazione del numero di ruolo. In tal caso, la data della ricevuta di accettazione del comma 3 attesta il momento del deposito. La stessa informazione viene inviata all’indirizzo PEC del difensore.
Ove invece, i controlli automatici riscontrino anomalie di cui agli indicati punti 1), 2), 3) e 4), il S.I.Gi.T. non procederà all’iscrizione del ricorso nel Registro Generale e, contestualmente, renderà disponibile, nell’area riservata, un messaggio contenente la tipologia delle suddette anomalie. La stessa informazione viene inviata all’indirizzo PEC del difensore; se le anomalie riscontrare riguarderanno solo ed esclusivamente gli allegati S.I.Gi.T. procederà all’iscrizione del ricorso nel Registro Generale e, contestualmente, renderà disponibile, nell’area riservata, un messaggio contenente la tipologia delle suddette anomalie e invierà la stessa informazione all’indirizzo PEC del difensore invitando quest’ultimo ad effettuare un nuovo deposito dei file non acquisiti.

Gli atti e documenti depositati in formato analogico (cartaceo) sono acquisiti dalla segreteria della Commissione Tributaria, registrati nel sistema documentale del S.I.Gi.T. e inseriti nel fascicolo informatico previa scansione e sottoscrizione con dispositivo di firma digitale e dovranno comunque rispettare i seguenti requisiti:

• formato massimo consentito dei fogli: “A4”, non rilegati e numerati.

D) FORMAZIONE E CONSULTAZIONE DEL FASCICOLO INFORMATICO

Il fascicolo informatico raccoglie gli atti, i documenti, gli allegati, le ricevute di posta elettronica certificata, i messaggi di sistema e i dati del procedimento disciplinato dal regolamento nonchè le copie per immagine degli atti e documenti, quando siano stati depositati su supporto analogico e scansionati dalla segreteria della Commissione Tributaria.

Gli accessi al fascicolo informatico, consentito ai soggetti abilitati ai sensi degli articoli 4 e 5 delle specifiche tecniche (giudici tributari, le parti, i procuratori e i difensori di cui agli articoli 11 e 12 del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546, il personale abilitato delle segreterie delle Commissioni tributarie, i consulenti tecnici e gli altri soggetti di cui all’articolo 7 del decreto legislativo 31 dicembre 1992, n. 546) sono registrati e conservati con caratteristiche di inalterabilità e integrità per anni 5 dalla data di passaggio in giudicato della sentenza, in un apposito file di log che contiene le seguenti informazioni:

• il codice fiscale del soggetto che ha effettuato l’accesso;

• il riferimento al documento informatico prelevato o consultato, la data e l’ora dell’accesso.

La gestione del fascicolo informatico avviene secondo le disposizioni contenute nell’art. 41 del CAD e la conservazione del medesimo avviene secondo le disposizioni contenute negli articoli 43 e 44 del CAD.

E) DEPOSITO DEGLI ATTI E DOCUMENTI INFORMATICI SUCCESSIVI ALLA COSTITUZIONE IN GIUDIZIO

La trasmissione degli atti successivi, sia da parte del ricorrente che del resistente, avviene con le modalità sopra descritte; il depositante però dovrà avere cura di indicare il numero del Registro Generale del procedimento o, se questo non è disponibile, il numero della ricevuta di accettazione e quindi della ricevuta inviata dal S.I.Gi.T. successivamente alla ricezione degli atti e dei documenti trasmessi.

F) PAGAMENTO DEL CONTRIBUTO UNIFICATO TRIBUTARIO

Il pagamento del contributo unificato tributario e degli altri diritti e spese di giustizia da eseguirsi nelle forme previste dal decreto del Presidente della Repubblica 30 maggio 2002, n. 115 potrà si essere effettuato con modalità telematiche ma solo a decorrere dalla data che verrà pubblicata sul Portale della Giustizia Tributaria; tale pagamento che riguarderà anche il versamento degli altri diritti e spese di giustizia, sarà effettuato con le modalità previste dall’art. 5 del CAD e dall’art. 1, comma 599, della legge 27 dicembre 2013, nel rispetto delle “Linee guida per l’effettuazione dei pagamenti elettronici a favore delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi”, emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Nel caso di pagamento eseguito in modo tradizionale, l’attestazione di pagamento del contributo unificato tributario e degli altri diritti e spese di giustizia è costituita dalla copia informatica dell’originale analogico, ottenuta per scansione e sottoscritta con firma elettronica qualificata o firma digitale.

17 settembre 2015

Avv. Maurizio Reale