La presenza attuale e futura del documento cartaceo nel processo telematico e le connesse difficoltà dell’avvocato non telematico.

NEWS DEL 17 NOVEMBRE 2011: la fondatezza di quanto esposto nell’articolo che segue ed elaborato il 7 ottobre 2011 è stata attestata dalla comunicazione del Tribunale di Teramo datata 10 novembre 2011 ed inviata, a tutti i Colleghi, dall’Ordine degli Avvocati il 17 novembre 2011. La comunicazione è visionabile cliccando qui.

L’esame del DM 21.02.2011 n. 44 e delle specifiche tecniche del 18 luglio 2011 mi aveva consentito di segnalare, in altro articolo, come fosse a rischio la certezza del deposito dell’atto e/o del documento informatico entro i termini processuali;

nel presente articolo evidenzierò, nelle medesime norme, la presenza di alcune incongruenze, che stridono con le più elementari finalità del processo telematico di seguito riepilogate:

1. passaggio dal cartaceo al digitale

2. risparmio carta

3. recupero di spazi

4. vantaggi per il professionista

5. vantaggi per le cancellerie

Prendiamo in esame un caso concreto e quindi un Tribunale al quale il Ministero della Giustizia abbia rilasciato il decreto attestante il valore legale dei depositi telematici relativi a memorie, comparse, documenti ecc. ecc.

In tale situazione, pur in presenza del valore legale, gli avvocati saranno sempre liberi di scegliere se depositare la propria memoria nella maniera tradizionale (recandosi in Cancelleria) o attraverso il mezzo telematico; questo perché al momento non esiste una norma per la quale l’avvocato, concesso il valore legale ad un Tribunale, sia obbligato al deposito dell’atto in via telematica così come simile norma invece esiste, nel momento in cui il valore legale venga riconosciuto per l’invio delle comunicazioni telematiche (biglietti di cancelleria) le quali, decorsi gg. 15 dalla pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del decreto, verranno effettuate solo ed esclusivamente tramite PEC giusto il disposto dell’art. 4 L. 24/2010.

Nel caso preso in esame potrà verificarsi tra l’Avvocato Tizio e l’Avvocato Caio questa situazione:

l’Avvocato Tizio deposita la sua memoria istruttoria con 30 allegati servendosi del mezzo telematico.

l’Avvocato Caio depositerà direttamente in Cancelleria la sua memoria istruttoria con 25 allegati. non disponendo della firma digitale e non essendo iscritto al PDA o al Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia e non avendo quindi neanche l’accesso al POLISWEB PCT.

In questa situazione si applica, per il deposito dell’Avv. Caio, quanto previsto dalle nuove regole tecniche e più precisamente l’art. 14 del DM 21.02.2011 n. 44 e l’art. 15 delle specifiche tecniche del 18 luglio 2011 che prevedono la possibilità di depositare documenti probatori e allegati in formato non elettronico ponendo a carico della Cancelleria l’elaborazione di una copia informatica degli stessi e il successivo inserimento nel fascicolo informatico.

 Da ciò ne deriva che:

1) la Cancelleria dovrà tempestivamente elaborare (scansionare) la memoria e i 25 allegati dell’Avvocato Caio avendo cura di depositare il tutto nel fascicolo informatico e,

2) l’Avvocato Tizio, telematico, avrà la possibilità, tramite POLISWEB PCT di visionare  e stampare (tramite computer del proprio Studio) quanto depositato su carta dal collega Caio a seguito della elaborazione informatica eseguita dalla Cancelleria.

Già da questa considerazione è facile rilevare come la Cancelleria, nonostante il deposito telematico dell’Avvocato Tizio e il tempo guadagnato per il fatto che il detto Avvocato non si sia presentato in Cancelleria, abbia comunque impiegato del tempo per scansionare gli atti dell’Avvocato Tizio (probabilmente un tempo maggiore di quello guadagnato per il mancato accesso dell’Avvocato telematico).

Viene in questa maniera meno, quindi, uno dei vantaggi del processo telematico ossia il risparmio di tempo da parte della Cancelleria.

Ma questo non è l’unico (grave) disagio.

Passiamo ad esaminare la posizione dell’Avvocato non telematico; l’Avvocato Caio ha infatti la necessità di avere copia della memoria e dei documenti depositati telematicamente dall’Avv. Tizio ma, come detto, non essendo avvocato telematico non possiede neanche il POLISWEB (e finora nessuno può obbligarlo ad averlo!) per cui non potrà accedere al fascicolo informatico del procedimento che lo riguarda.

Le regole tecniche del PCT (DM 22.02.2011 n. 44 e specifiche tecniche del 18 luglio 2011) nulla dicono per tale situazione per cui la Cancelleria, a mio avviso, non sarebbe obbligata e quindi tenuta a stampare la documentazione depositata telematicamente al fine di consegnarla all’Avv. Caio.

A questo punto vediamo, quindi, quale tra le norme esistenti dovrà e potrà applicarsi al caso di specie al fine di consentire all’Avvocato Caio di conoscere e di acquisire quanto depositato telematicamente dall’Avv. Tizio.

La prima norma che potrebbe applicarsi è quella di cui all’art. 170 4° comma cpc:

Art. 170 Codice di Procedura Civile.

Notificazioni e comunicazioni nel corso del procedimento.

Dopo la costituzione in giudizio [c.p.c. 165, 166] tutte le notificazioni e le comunicazioni si fanno al procuratore costituito, salvo che la legge disponga altrimenti [c.p.c. 237, 286, 292, 306, 330] (1).

E’ sufficiente la consegna di una sola copia dell’atto anche se il procuratore è costituito per più parti.

Le notificazioni e le comunicazioni alla parte che si è costituita personalmente si fanno nella residenza dichiarata o nel domicilio eletto [c.p.c. 30, 82].

Le comparse [c.p.c. 190] e le memorie consentite dal giudice si comunicano mediante deposito in cancelleria oppure mediante notificazione o mediante scambio documentato con l’apposizione sull’originale, in calce o in margine, del visto della parte o del procuratore. Il giudice può autorizzare per singoli atti, in qualunque stato e grado del giudizio, che lo scambio o la comunicazione di cui al presente comma possano avvenire anche a mezzo telefax o posta elettronica nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e teletrasmessi. La parte che vi procede in relazione ad un atto di impugnazione deve darne comunicazione alla cancelleria del giudice che ha emesso la sentenza impugnata. A tal fine il difensore indica nel primo scritto difensivo utile il numero di telefax o l’indirizzo di posta elettronica presso cui dichiara di voler ricevere le comunicazioni (2).

Ma, tale norma, non fa al caso nostro in quanto se è vero come è vero che il decreto che attesta il valore legale in un Tribunale equipara il deposito telematico e quello cartaceo in Cancelleria si comprende benissimo come, chi deposita telematicamente, abbia dato seguito a quanto richiesto dalla norma in oggetto ed evidenziata in neretto e non abbia quindi bisogno di replicare il deposito del cartaceo anche in Cancelleria.

L’art. 170 Codice di Procedura Civile quindi non potrà essere d’aiuto all’Avv. Caio.

A questo punto non rimane altro da fare se non confrontarsi con l’art. 76 delle disposizioni di attuazione al c.p.c.

Disposizioni di attuazione al c.p.c.

Art. 76.
(Potere delle parti sui fascicoli)

Le parti o i loro difensori muniti di procura possono esaminare gli atti e i documenti inseriti nel fascicolo d’ufficio e in quelli delle altre parti e farsene rilasciare copia dal cancelliere, osservate le leggi sul bollo.

In base a tale disposto normativo l’Avv. Caio può risolvere il suo problema ma dovrà:

1) non disponendo del servizio POLISWEB, accontentarsi di esaminare (dove? tramite monitor del PC dell’impiegato di cancelleria?) i documenti depositati telematicamente dall’Avvocato Tizio o

2) farsi rilasciare, dal Cancelliere, copia degli atti e dei documenti OSSERVATE LE LEGGI SUL BOLLO = PAGARE I DIRITTI RELATIVI ALLE COPIE RICHIESTE E RILASCIATE = PAGARE PER AVERE COPIA DI QUANTO DEPOSITATO DA CONTROPARTE TELEMATICAMENTE.

L’Avv. Caio quindi per risolvere il suo problema (acquisizione di quanto depositato dall’Avvocato telematico, o dovrà munirsi quanto meno di firma digitale e di accesso al POLISWEB PCT o dovrà pagare i diritti di cancelleria per il rilascio degli atti depositati telematicamente da controparte in quanto…

…riepilogando:

nessuna norma o regole tecnica permette al Cancelliere di stampare e consegnare, sic et simpliciter, alla parte costituita a mezzo di avvocato non telematico, la memoria e la documentazione depositata dall’Avvocato Tizio se non a seguito del pagamento dei diritti di copia a meno di non rischiare di incorrere, in caso di ispezioni, in personali responsabilità derivanti dalla mancata percezione degli importi inerenti le copie rilasciate.

A questo punto consentitemi una considerazione, sicuramente impopolare e che non troverà il consenso di tutti i lettori:

il legislatore, a mio avviso, deve decidere se dare VERO impulso al processo telematico inserendo, ad esempio, una norma (simile a quella sopra citata dell’art 4 della L. 24/2010) la quale preveda, a seguito del riconoscimento del valore legale di qualsiasi attività del processo, un congruo termine (12 mesi) decorso il quale l’unica forma di processo sia quella telematica o se, in assenza di un simile provvedimento normativo, continuare ad avere un processo telematico IBRIDO essendo tale un processo nel quale, pur con le difficoltà sopra evidenziate, ancora si  possa far affidamento al documento cartaceo soprattutto se si consideri che sempre più si parla di DEMATERIALIZZAZIONE.

Da ultimo segnalo come nulla si dica a proposito del processo verbale, relativamente alle modalità attraverso le quali poter arrivare al suo inserimento nel fascicolo informatico e che, nell’ottica del processo telematico, dovrebbero essere quelle di una redazione del verbale in maniera informatica, sottoscritto poi, con firma digitale; ciò consentirebbe di trovare nel fascicolo informatico anche il verbale di udienza consentendo quindi che:

– gli avvocati possano estrarne copia telematica senza la necessità di recarsi in cancelleria

– i dipendenti delle cancellerie possano dedicare la loro attività in altri servizi.

In mancanza di una modifica delle norme che regolano il processo telematico non posso non concludere questa (amara) riflessione con una certezza: nel processo telematico sarà ancora elevato (prevalente) l’utilizzo del supporto cartaceo.

Teramo 07 ottobre 2011

Avv. Maurizio Reale