Processo civile telematico: i nuovi adempimenti di cancelleria

L’articolo è stato realizzato per “Il Quotidiano Giuridico”, il quotidiano di informazione giuridica del gruppo Wolters Kluwer Italia e curato da Cedam, Utet Giuridica, Leggi d’Italia e Ipsoa.

 

Lo scorso 23 ottobre, la Direzione Generale del Ministero della Giustizia ha pubblicato una nuova circolare relativa agli adempimenti di cancelleria in tema di processo civile telematico, che ha aggiornato e sostituito, nei contenuti, le due precedenti del 27 giugno 2014 e 28 ottobre 2014.

Le principali novità introdotte hanno riguardato:

1) la copia informale dell’atto introduttivo depositato in modalità telematica a disposizione del presidente del tribunale per la designazione del giudice (n.4);

2) le conseguenze, ai fini del versamento del contributo unificato, del passaggio della causa dal registro nel quale è stata iscritta a quello successivamente individuato come pertinente (n.7.1);

3) la domanda di ingiunzione di pagamento europea (n.8.1);

4) l’inserimento nei registri di cancelleria, dell’intero collegio giudicante e di tutti i difensori delle parti (nn.18 e 18.1);

5) la trasmissione alla Corte d’appello del fascicolo del processo di primo grado, completo degli eventuali atti e verbali redatti su supporto cartaceo e della stampa su carta del registro “storico” del processo (n.19).

Vediamo, nel dettaglio, le novità.

1) La copia informale dell’atto introduttivo depositato in modalità telematica a disposizione del presidente del tribunale per la designazione del giudice

Viene, da una parte, ribadito che la copia di cortesia, intesa quale soluzione o prassi organizzativa eventualmente adottata a livello locale, non può essere oggetto di statuizioni imperative, né, in generale, di eterodeterminazione e, dall’altra, precisato che la stessa è libera da qualsiasi vincolo di forma, non si sostituisce né si aggiunge al deposito telematico, costituendo soltanto una modalità pratica di messa a disposizione del giudice di atti processuali trasposti su carta.

In mancanza di tale prassi organizzativa, espressa raccomandazione viene rivolta agli uffici di cancelleria i quali dovranno sempre assicurare, ove il giudice ne faccia richiesta, la stampa di atti e documenti depositati telematicamente, soprattutto laddove si tratti di ‘file’ di grandi dimensioni.

Chiarita la questione circa la validità ed efficacia del deposito dell’atto introduttivo o del primo atto difensivo con modalità telematica, a prescindere da qualsiasi provvedimento ministeriale in merito, a seguito dell’introduzione dell’art. 16-bis, comma 1-bis, d.l. n. 179/2012 la circolare, in considerazione del fatto che ad oggi l’attuale sistema, qualora sia necessaria l’assegnazione, da parte del Presidente, di procedimenti introdotti con modalità telematiche, non consente a quest’ultimo di esaminare il contenuto dell’atto introduttivo in quanto, allo stato, la visione degli atti di causa è consentita soltanto al giudice designato alla trattazione del singolo procedimento, e non al Presidente, in attesa dell’introduzione nel sistema informatico di tale possibilità, nonché fatta salva l’esistenza, all’interno del singolo ufficio giudiziario, di disposizioni organizzative diverse, si precisa che la cancelleria dovrà sempre provvedere alla stampa dell’atto introduttivo depositato con modalità telematiche, rendendola disponibile al Presidente ai fini dell’assegnazione.

2) Le conseguenze, ai fini del versamento del contributo unificato, del passaggio della causa dal registro nel quale è stata iscritta a quello successivamente individuato come pertinente

Nelle attività telematiche richieste per l’iscrizione a ruolo di un procedimento, potrebbe capitare che il difensore, sbagli nell’individuare l’esatto registro destinatario dell’atto (ad esempio nel caso in cui una causa di lavoro venga erroneamente iscritta a ruolo civile): in questo caso, il sistema informatico non consente ancora il trasferimento del fascicolo telematico dall’uno all’altro registro; in casi del genere, alcune prassi locali hanno adottato diverse modalità con le quali superare la citata criticità e consentire l’effettiva iscrizione del medesimo atto introduttivo, comprensivo degli allegati, nel ruolo tabellarmente competente.

Con la presente circolare si chiarisce, definitivamente, che in caso dell’errore suesposto viene “salvato” il contributo unificato precedentemente pagato e la cancelleria non potrà, conseguentemente, richiedere il versamento di un nuovo contributo unificato per tale seconda iscrizione a ruolo ma soltanto l’eventuale integrazione dello stesso in conseguenza della diversità del rito.

3) La domanda di ingiunzione di pagamento europea

La circolare precisa che la domanda di ingiunzione di pagamento europea ha, come modalità di presentazione, esclusivamente quella cartacea.

Questa soluzione è stata scelta in quanto consente ai cittadini stranieri, privi di difensori, di accedere agevolmente al deposito della domanda di ingiunzione, così come previsto dall’art. 24 del regolamento CE n. 1896/2006.

4) L’inserimento nei registri di cancelleria, dell’intero collegio giudicante

Dal 30 giugno 2015 il deposito degli atti endoprocessuali, provenienti dalle parti costituite ovvero dagli ausiliari del giudice, nelle cause pendenti avanti alle Corti d’Appello, avviene esclusivamente mediante invio telematico. Fatta salva l’adozione di prassi tese a garantire ai magistrati la possibilità di ottenere una copia cartacea degli atti e documenti processuali, l’unica modalità di consultazione del fascicolo processuale diverrà, anche nei giudizi avanti alla Corte d’Appello, l’utilizzo della “consolle del magistrato”, software in grado di consentire la consultazione dei singoli fascicoli soltanto ai magistrati assegnatari, e non ad altri.

In considerazione che, presso alcuni uffici giudiziari, è prassi inserire nei registri di cancelleria, per ciascun procedimento, il solo nominativo del giudice relatore e non quello degli altri membri del collegio, ne consegue che tale modo di operare da parte della cancelleria, non agevola l’esame degli atti e documenti di causa degli altri membri del collegio.

Sul punto il Ministero raccomanda alle cancellerie una scrupolosa attenzione nell’inserire correttamente i dati in questione nei registri elettronici, tenendo conto delle gravi conseguenze che omissioni, anche apparentemente di scarso rilievo, nell’espletamento di tali attività possono recare al regolare esercizio della giurisdizione e al diritto di difesa delle parti.

Altra errata prassi in uso in alcuni uffici giudiziari, ha fatto si che, per probabili esigenze di celerità, le cancellerie omettano di inserire nei registri informatici i nominativi di tutti i difensori costituiti limitandosi ad inserire solo alcuni di essi o, addirittura, il mero domiciliatario con una duplice conseguenza: da una parte, infatti, le comunicazioni relative ai procedimenti venivano inoltrate tramite PEC al solo domiciliatario, il quale, dando per scontato che la stessa comunicazione, fosse stata inviata al dominus, ometteva di dargliene comunicazione e, dall’altra, al difensore della parte non censita nel fascicolo telematico, non potendo avere accesso al fascicolo veniva pregiudicata la possibilità di prendere visione di atti e documenti depositati dalle altre parti.

Con la circolare in commento si invitano le cancellerie ad inserire nel fascicolo informatico tutti i nominativi difensori e gli eventuali domiciliatari delle parti senza tralasciarne alcuno e ciò soprattutto al fine di non recare pregiudizio al regolare corso del procedimento e al diritto di difesa delle parti.

5) La trasmissione alla Corte d’appello del fascicolo del processo di primo grado, completo degli eventuali atti e verbali redatti su supporto cartaceo e della stampa su carta del registro “storico” del processo

L’entrata in vigore dell’obbligo, o, a seconda dei casi, della facoltà di deposito telematico di atti e documenti processuali ha determinato la formazione di fascicoli processuali “ibridi”, contenenti, cioè, sia atti su supporto cartaceo che atti digitali con la conseguenza di avere un’alta percentuale di casi di impugnazione di sentenze pronunciate all’esito di giudizi nel corso dei quali erano stati depositati sia atti su supporto cartaceo che atti “telematici”, con ciò potendosi rivelare estremamente difficile, per il giudice dell’impugnazione, la ricostruzione della sequenza degli atti e dei documenti depositati nella precedente fase del giudizio.

Con l’ultimo punto della circolare in commento e al fine di consentire al giudice d’appello di conoscere pienamente i fatti di causa, viene evidenziata la necessità che le cancellerie dei tribunali, nel caso di impugnazione della sentenza e così come previsto dall’art. 347, comma 3, c.p.c., trasmettano agli omologhi uffici delle corti d’appello, oltre al fascicolo telematico del giudizio di primo grado (utilizzando l’apposita funzionalità presente negli applicativi ministeriali), anche gli atti e i verbali redatti su supporto cartaceo presenti nel fascicolo d’ufficio, nonché una stampa su carta del registro “storico” del processo.

Reggio Calabria – Teramo 27 ottobre 2015

Avv. Sabrina Salmeri

Avv. Maurizio Reale