Distinguere le diverse tipologie di documenti informatici

Una delle difficoltà che maggiormente incontriamo, sia nei depositi telematici che nelle notifiche tramite PEC, è quella di distinguere tra le diverse tipologie di documenti informatici utilizzati, considerando che, per alcuni di essi, la vigente normativa impone l'obbligo di attestarne la conformità.

Fine del presente articolo è proprio quello di spiegare e chiarire le differenze esistenti tra le diverse tipologie di documenti informatici e le relative attività da predisporre in caso di utilizzo per la notifica tramite PEC o per il deposito telematico.

Premetto che il linguaggio utilizzato sarà volutamente non tecnico nella speranza che la lettura sia agevole e il contenuto comprensivo; cercherò quindi di rappresentare le differenze tra i diversi tipi di documenti informatici usufruendo non di tecnicismi ma di esempi pratici e concreti.

Cominciamo col dire che sono solo quattro le tipologie di documenti informatici con le quali dobbiamo quotidianamente dobbiamo confrontarci nello svolgimento della nostra attività professionale:

A) Documento informatico (nativo digitale)

B) Copia informatica di documento analogico (cartaceo)

C) Duplicato informatico

D) Copia informatica di documento informatico

Esaminiamoli singolarmente; di ognuno di essi verrà data, con esempi, concreta spiegazione e verrà indicato se e come dovrà essere attestata la conformità per il suo utilizzo ai fini della notifica tramite PEC o per deposito telematico.

A) DOCUMENTO INFORMATICO (NATIVO DIGITALE) - art. 20 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82:

è quel documento che noi generiamo attraverso il nostro programma di videoscrittura e che trasformiamo direttamente in formato PDF senza scansione. Nasce quindi digitale e viene predisposto o per essere depositato telematicamente o per essere notificato tramite PEC.

Tutti gli atti da noi predisposti e per i quali è previsto, per legge, l'obbligo del deposito telematico devono essere così realizzati e quindi, lo ripeto ancora una volta: generati attraverso il nostro programma di videoscrittura e trasformati direttamente in formato PDF senza scansione.

Così dovranno essere predisposti, ad esempio, i seguenti atti: ricorso per decreto ingiuntivo, memorie 183, comparse conclusionali e repliche ecc.

Tali atti, quindi, non dovranno essere stampati e poi scansionati ma direttamente trasformati in PDF.

La caratteristica di tale tipo di PDF è che consentirà di selezionare, una parte o tutto, il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro documento di word.

Nella stessa maniera dovrà essere predisposto anche, ad esempio, il nostro atto di citazione o atto di precetto se vogliamo notificarlo in proprio tramite PEC e, a proposito di notifica tramite PEC, così dovrà essere predisposta anche la relata di notifica da allegare alla PEC.

Ricordiamoci che tale tipo di documento informatico, prima di essere depositato telematicamente o allegato alla PEC per essere notificato in proprio, DOVRA' ESSERE SOTTOSCRITTO DIGITALMENTE; ciò che prima del PCT firmavano a penna con il cartaceo adesso è obbligo firmarlo digitalmente.

Tale tipo di documento informatico, essendo originale digitale, NON RICHIEDE NESSUNA ATTESTAZIONE DI CONFORMITA'.

Riepilogando:

devo utilizzare, ad esempio, obbligatoriamente questo tipo di documento informatico se, deposito telematicamente i miei atti o notifico tramite PEC i miei atti e, tra questi, naturalmente anche la relata di notifica.

Gli atti così predisposti, prima di essere depositati telematicamente o di essere allegati alla PEC per la notifica DEVONO ESSERE OBBLIGATORIAMENTE SOTTOSCRITTI CON FIRMA DIGITALE E NON RICHIEDONO APPOSIZIONE DI NESSUNA ATTESTAZIONE DI CONFORMITA'.  Per il facsimile della relata di notifica da utilizzare in questo caso, clicca qui.

B) COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO ANALOGICO (= CARTACEO) - art. 22 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82):

è quel documento informatico che noi generiamo e otteniamo in formato PDF dopo aver effettuato la scansione di un documento cartaceo; abbiamo il nostro documento su carta, dobbiamo depositarlo telematicamente o notificarlo tramite PEC e, per tale motivo, tramite scanner, lo scansioniamo e lo trasformiamo in PDF.

A differenza del documento informatico nativo digitale, il PDF così ottenuto non consentirà di selezionare una parte o tutto il testo in esso riprodotto, copiarlo e incollarlo in altro documento di word.

Perché si definisce copia informatica di documento analogico (= cartaceo)? Perché l'originale sarà sempre il documento cartaceo dal quale, tramite scansione, abbiamo ottenuto una copia informatica. Esempio ancora più pratico e facile: è come se del nostro originale cartaceo facessimo una fotocopia: avremmo l'originale cartaceo e la copia cartacea (fotocopia); con la scansione, il nostro originale sarà, naturalmente, il cartaceo mentre, ciò che otteniamo dalla scansione, sarà la nostra copia informatica di documento cartaceo in formato PDF.

Ad esempio, sono copie informatiche di documenti analogici in formato PDF:

1) i file PDF che abbiamo ottenuto dalla scansione dei documenti cartacei che dobbiamo depositare telematicamente per provare la fondatezza delle ragioni del nostro assistito come, ad esempio, le fatture, contratti ecc. che alleghiamo per richiedere l'emissione di un decreto ingiuntivo o alla nostra seconda memoria ex art. 183 c.p.c. o in fase di costituzione in giudizio se abbiamo deciso di costituirci telematicamente.

Nei casi sopra citati, effettuata la scansione dei documenti ed ottenute le corrispondenti copie informatiche di documenti analogici in formato PDF, potremo depositare telematicamente le stesse, a corredo del nostro atto, senza attestarne la conformità e SENZA NECESSITA' DI SOTTOSCRIVERLE CON LA FIRMA DIGITALE.

2) i file PDF che abbiamo ottenuto dalla scansione di atti e provvedimenti cartacei la cui conformità (essendo "sottratta", per alcune tipologie di atti, al nostro potere di autentica) è stata rilasciata dalla cancelleria.

L'esempio tipico è quello del decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo che vogliamo notificare tramite PEC; in questo caso dobbiamo necessariamente chiedere alla cancelleria il rilascio di una copia conforme cartacea del decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo che provvederemo poi a scansionare, ottenendo così la copia informatica di quest'ultimo in formato PDF. Anche in tale ipotesi NON SARA' NECESSARIO SOTTOSCRIVERE DIGITALMENTE IL PDF OTTENUTO DALLA SCANSIONE ma, volendo effettuare dello stesso la notifica tramite PEC, dovremo attestarne la conformità alla copia conforme cartacea ottenuta dalla cancelleria, inserendo l'attestazione nella relata di notifica, della quale qui trovi il facsimile specifico.

Procederemo nella stessa maniera ove volessimo notificare tramite PEC decreto ingiuntivo emesso dal Giudice di Pace, stante l'inesistenza del fascicolo informatico del procedimento non essendo ancora attivo, presso il GdP, il processo telematico.

3) i file PDF che abbiamo ottenuto dalla scansione di atti e provvedimenti cartacei che, ai sensi dell'art. 16 decies del DL 179/12, dobbiamo depositare telematicamente.

L'esempio tipico è quello dell'atto di citazione che abbiamo notificato tramite UNEP o, in proprio, tramite ufficio postale, ove si voglia procedere con iscrizione a ruolo telematica.

In questo caso effettueremo l'integrale scansione dell'atto di citazione notificato (anche delle cartoline di ritorno comprovanti la notifica) e, così facendo, avremo ottenuto la copia informatica del nostro atto di citazione in formato PDF.

Essendo però il PDF ottenuto, a seguito di scansione, una COPIA INFORMATICA, DOVREMO ATTESTARNE LA CONFORMITA' ALL'ORIGINALE DI NOTIFICA CARTACEO, così come disposto dall'art. 19 ter delle specifiche tecniche del PCT, introdotto dal decreto 28 dicembre 2015, in vigore dal 9 gennaio 2016. La conformità potrà essere attestata, a nostra insindacabile scelta, trattandosi di attestazione finalizzata al deposito telematico, o all'interno del PDF o su un documento informatico separato. Se sceglieremo la prima soluzione (attestazione di conformità inserita all'interno del PDF ottenuto dalla scansione dell'atto di citazione cartaceo notificato) il procedimento da seguire è quello qui descritto; se sceglieremo la seconda soluzione (attestazione di conformità inserita in un documento informatico separato) il procedimento da seguire è quello qui descritto.

Procederemo con le stesse modalità anche, ad esempio, per attestare la conformità e depositare telematicamente le copie informatiche, ottenute dalla scansione del titolo, del precetto e del pignoramento, così come previste dagli artt. 518, 543 e 557 c.p.c. (procedure esecutive).

4) il file PDF che abbiamo ottenuto dalla scansione della procura alle liti cartacea che dobbiamo depositare telematicamente o allegare alla PEC in caso di utilizzo per notifica in proprio.

Anche la procura alle liti, che abbiamo scansionato e che dobbiamo depositare telematicamente o allegare alla PEC in caso di utilizzo per notifica in proprio, è copia informatica di documento analogico in quanto:

- la predisponiamo con il nostro programma di video scrittura

- la stampiamo

- la facciamo sottoscrivere (a penna) dal nostro cliente

- la sottoscriviamo anche noi (a penna) per autentica della firma apposta dal cliente

- la scansioniamo (con lo scanner)

- otteniamo così la copia informatica di documento analogico in formato PDF (della quale la procura alle liti cartacea sarà sempre l'originale) che, SOLO PER LA PROCURA ALLE LITI, SOTTOSCRIVEREMO CON LA NOSTRA FIRMA DIGITALE; la firma digitale apposta sulla copia informatica della procura alle liti attesterà la conformità all'originale cartaceo della stessa, così come disposto dall'art. 83 c.p.c.: “…Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale…”

A questo punto potremo depositarla telematicamente ai fini della nostra costituzione in giudizio o allegarla alla PEC della notifica in proprio se, tramite PEC, abbiamo deciso di notificare, ad esempio, alla controparte l'atto di citazione o l'atto di precetto.

C) DUPLICATO INFORMATICO - (art. 23 bis comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82):

“I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti…” (art. 23 comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82).

Immaginiamo di aver depositato telematicamente la nostra memoria 183 c.p.c; essendo atto di nostra produzione, prima del deposito, lo abbiamo firmato digitalmente (ad esempio, con firma CADES = .p7m). Se, dopo l'accettazione del deposito telematico da parte del cancelliere, entriamo nel fascicolo informatico del relativo procedimento possiamo, non solo visualizzare ma, anche estrarre e importare (download) sul nostro computer il duplicato informatico o la copia informatica della nostra memoria 183 c.p.c. Se estraiamo dal fascicolo informatico il duplicato informatico della nostra memoria 183 c.p.c. avremo importato sul nostro computer la memoria 183 c.p.c. completa anche della sottoscrizione digitale: la memoria presente nel fascicolo informatico e quella presente nel nostro computer ( che abbiamo estratto dal fascicolo informatico come duplicato informatico) saranno “uguali” tra loro, sia da un punto di vista formale (entrambi recheranno l'estensione .p7m)  sia da un punto di vista sostanziale (identità di contenuto).

E' per tale motivo che se dal fascicolo informatico estraiamo i file nello stesso presenti quali duplicati informatici al fine di utilizzarli per una notifica PEC (esempio ricorso per decreto ingiuntivo e decreto del giudice) nella relata di notifica NON DOVREMO ATTESTARE ALCUNA CONFORMITA' in quanto “I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti…” (art. 23 comma 1 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82). Per il facsimile della relata di notifica da utilizzare in questo caso, clicca qui. I duplicati informatici NON VANNO PER NESSUN MOTIVO ULTERIORMENTE FIRMATI DIGITALMENTE.

Se il duplicato informatico viene stampato e utilizzato per una notifica tradizionale cartacea tramite UNEP o in proprio tramite Ufficio Postale, dello stesso dovrà esserne attestata la conformità.  Per il facsimile dell'attestazione di conformità da utilizzare in questo caso, clicca qui.

D) COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO INFORMATICO (art. 23 bis comma 2 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82):

immaginiamo di aver depositato telematicamente la nostra memoria 183 c.p.c; essendo atto di nostra produzione, prima del deposito, lo abbiamo firmato digitalmente (ad esempio, con firma CADES = .p7m). Se, dopo l'accettazione del deposito telematico da parte del cancelliere, entriamo nel fascicolo informatico del relativo procedimento possiamo, come detto in precedenza, non solo visualizzare ma, anche estrarre e importare (download) sul nostro computer il duplicato informatico o la copia informatica della nostra memoria 183 c.p.c. Se estraiamo dal fascicolo informatico la copia informatica della nostra memoria 183 c.p.c. avremo importato sul nostro computer la memoria 183 c.p.c. ma questa non avrà la sottoscrizione digitale (il file sarà privo dell'estensione .p7m): la memoria presente nel fascicolo informatico e quella presente nel nostro computer (che abbiamo estratto dal fascicolo informatico come copia informatica) non saranno “uguali” tra loro,  e ciò sia sotto il profilo formale (la memoria presente nel fascicolo informatico recherà l'estensione .p7m ma, tale estensione, non sarà presente nella copia informatica importata nel nostro computer) sia sotto il profilo dei contenuti (la memoria presente nella copia informatica recherà sul bordo destro quella che ormai è comunemente chiamata e conosciuta come “coccardina” che non ha nessun valore giuridico e che ha solo il fine di “informare” che il documento informatico dal quale è estratta [nel nostro esempio: la memoria 183 c.p.c. presente nel fascicolo informatico a seguito di deposito telematico] risulta sottoscritto digitalmente).

E' per tale motivo che se dal fascicolo informatico estraiamo i file nello stesso presenti quali copie informatiche al fine di utilizzarli per una notifica PEC (esempio ricorso per decreto ingiuntivo e decreto del giudice), nella relata di notifica DOVREMO ATTESTARE LA CONFORMITA' DI TALI COPIE INFORMATICHE A QUELLE PRESENTI NEL FASCICOLO INFORMATICO DALLE QUALI SONO ESTRATTE. Per il facsimile della relata di notifica da utilizzare in questo caso, clicca qui. ANCHE PER LA COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO INFORMATICO NON VI E' NESSUNA NECESSITA' DI SOTTOSCRIVERLA CON LA FIRMA DIGITALE.

Se la copia informatica viene stampata e utilizzata per una notifica tradizionale cartacea tramite UNEP o in proprio tramite Ufficio Postale, della stesso dovrà esserne attestata la conformità.  Per il facsimile dell'attestazione di conformità da utilizzare in questo caso, clicca qui.

19 gennaio 2016

Avv. Maurizio Reale