Vademecum, suggerimenti e consigli per il PCT

Mancano solo 75 giorni alla esclusività del deposito telematico di alcuni atti del processo civile così come stabilito dall'art. 16 bis della legge di stabilità 2012:

«Art. 16-bis. - (Obbligatorietà del deposito telematico degli atti processuali). -- 1. Salvo quanto previsto dal comma 5, a decorrere dal 30 giugno 2014 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria. Le parti provvedono, con le modalità di cui al presente comma. a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati.

2. Nei processi esecutivi di cui al libro III del codice di procedura civile la disposizione di cui al comma 1 si applica successivamente al deposito dell'atto con cui inizia l'esecuzione.

3. Nelle procedure concorsuali la disposizione di cui al comma 1 si applica esclusivamente al deposito degli atti e dei documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario.

4. A decorrere dal 30 giugno 2014, per il procedimento davanti al tribunale di cui al libro IV, titolo I, capo I del codice di procedura civile, escluso il giudizio di opposizione, il deposito dei provvedimenti, degli atti di parte e dei documenti ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. Il presidente del tribunale può autorizzare il deposito di cui al periodo precedente con modalità non telematiche quando i sistemi informatici del dominio giustizia non sono funzionanti e sussiste una indifferibile urgenza. Resta ferma l'applicazione della disposizione di cui al comma 1 al giudizio di opposizione al decreto d'ingiunzione.

Dovranno depositarsi telematicamente:

- i ricorsi per decreto ingiuntivo;

- gli atti successivi all'atto introduttivo e alla costituzione in giudizio;

- gli atti dei soggetti nominati o delegati dall'autorità giudiziaria (con deposito telematico da effettuarsi a cura degli stessi);

- gli atti provenienti dai soggetti nominati direttamente dalle parti (con deposito telematico da effettuarsi a cura delle parti – avvocati -);

- nei processi esecutivi di cui al libro III del codice di procedura civile tutti gli atti successivi al deposito dell'atto con cui si inizia l'esecuzione;

- nelle procedure concorsuali l'obbligo si applicherà solo al deposito degli atti e dei documenti da parte del curatore, del commissario giudiziale, del liquidatore, del commissario liquidatore e del commissario straordinario.

Non si applicherà l'obbligo del deposito telematico di atti e/o documenti inerenti l'opposizione a decreto ingiuntivo e la comparsa di costituzione anche se, sul punto, si evidenzia la contraddittoria formulazione del comma 4 dell'art. 16 bis.

Per agevolare i colleghi a meglio comprendere come dovranno affrontare la scadenza del 30 giugno 2014 ho pensato di indicare le modalità con le quali gli atti dovranno essere depositati telematicamente attraverso i seguenti vademecum:

VADEMECUM PER IL DEPOSITO DEL RICORSO PER DECRETO INGIUNTIVO.pdf (84 kB)

VADEMECUM PER IL DEPOSITO DELLA COMPARSA DI COSTITUZIONE E RISPOSTA.pdf (82 kB)

VADEMECUM PER IL DEPOSITO TELEMATICO DELLE MEMORIE EX ART 183 CPC 6 COMMA.pdf (64,9 kB)

VADEMECUM PER IL DEPOSITO TELEMATICO DELLA COMPARSA CONCLUSIONALE.pdf (67,7 kB)

Da ultimo, l'esperienza maturata mi porta a suggerire, soprattutto a coloro che non hanno mai avuto un buon rapporto con il mezzo informatico, alcuni consigli attraverso i quali sarà possibile evitare il verificarsi di situazioni critiche che potrebbero avere riflessi negativi nell'esercizio dell'attività professionale.

Per tale motivo consiglio al Collega di non dimenticare mai di …

1) Controllare la validità dei certificati di Firma Digitale.

All'interno del dispositivo di firma digitale risiedono due certificati:

- il certificato di identificazione;

- il certificato di sottoscrizione;

Il primo è quello che, ad es., ci consente di utilizzare il Polisweb mentre il secondo è quello che consente di apporre la firma digitale in un documento informatico (file).

Tali certificati hanno validità limitata; conseguentemente il professionista dovrà curare il rinnovo degli stessi prima della loro scadenza in quanto, i certificati già scaduti non sono rinnovabili cosa questa che comporterebbe l'acquisto di un nuovo dispositivo di firma digitale con costi di gran lunga superiori a quelli del semplice rinnovo dei certificati oltre a non consentire, fino al rilascio del nuovo dispositivo, la possibilità di accedere al Polisweb e di firmare digitalmente i propri atti.

La verifica della validità dei certificati presenti nella Smart Card o Business Key è effettuabile utilizzando la funzione solitamente messa a disposizione dal software rilasciato dalla società dalla quale il dispositivo è stato acquistato; con tale funzione è possibile conoscere la data di inizio e fine validità dei certificati.

Verificate quindi le date di scadenza dei certificati e rinnovate gli stessi prima della loro scadenza.

2) Controllare la scadenza del servizio di Posta Elettronica Certificata.

Anche il servizio di posta elettronica certificata è soggetto a scadenza per cui l'avvocato dovrà avere cura di rinnovare tempestivamente l'erogazione di tale servizio;  caso contrario non potrà ricevere e inviare comunicazioni tramite la PEC.

3) Segnalare l'eventuale variazione dell'indirizzo di Posta Elettronica Certificata.

Ove l'avvocato cambi il proprio indirizzo di posta elettronica certificata dovrà avere cura di comunicare immediatamente al proprio Consiglio dell'Ordine tale variazione affinché l'Ordine possa provvedere a comunicare al REGINDE il nuovo indirizzo; ove ciò non avvenga le comunicazioni telematiche dalle cancellerie continueranno a giungere all'indirizzo PEC indicato in precedenza dal professionista.

A tal proposito aggiungo e ricordo che le cancellerie, a prescindere dall'indirizzo di posta elettronica certificata indicato nell'atto depositato, utilizzano per le relative comunicazioni e inoltro di biglietti solo ed esclusivamente quello risultante dal REGINDE.

4) Controllare la capienza della Posta Elettronica Certificata.

la Posta Elettronica Certificata non ha capienza illimitata; raggiunto il limite di capienza la stessa non sarà più in grado di ricevere messaggi. Il verificarsi di ciò non consentirebbe la ricezione della comunicazioni telematiche dalle cancellerie e le stesse, senza ulteriore avviso, sarebbero depositate in cancelleria.

5) Effettuare la manutenzione della casella di Posta Elettronica Certificata.

Ai sensi dell'art. 20 del DM 44/2011 l'avvocato dovrà:

- effettuare la manutenzione ordinaria in quanto sarà il titolare della PEC a rispondere di eventuali malfunzionamenti;
- dotare tutti i terminali informatici, tramite i quali opererà con il PCT, di software idoneo a  verificare  l'assenza di virus per ogni messaggio in arrivo e in partenza e di software antispam idoneo a prevenire la trasmissione di messaggi di posta elettronica indesiderati;
- conservare “con ogni mezzo idoneo” le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia; sul punto evidenzio che il significato della frase “conservare con ogni mezzo idoneo” è riferito alla conservazione digitale di tali ricevute e non anche a quella cartacea in quanto solo la prima potrà provare quanto nella stessa contenuto a meno che non si adotti la procedura prevista dall'art. 23 del codice dell'amministrazione digitale il quale dispone che “Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato”;

- dotarsi   di  servizio  automatico   di  avviso   dell'imminente saturazione della propria PEC e altresì dovrà verificare la effettiva disponibilità dello spazio disco a disposizione (almeno un giga).

6) Effettuare settimanalmente il backup.

Il codice in materia di protezione dei dati personali prevede che il professionista, a riguardo dei dati sensibili e giudiziari, effettui il backup, dal proprio computer, di tali dati almeno ogni sette giorni solari; ben si comprende come tale obbligo riguardi anche e soprattutto i dati inseriti nei software residenti sul computer al fine di poter depositare telematicamente atti giudiziari.

7) Controllare la presenza di eventuali avvisi sul Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia.

Al fine di non aver brutte sorprese al momento del deposito telematicamente del proprio atto, consiglio al collega di avere cura, anche, di controllare periodicamente, il Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia; in tale portale, solitamente con alcuni giorni di anticipo, vengono inseriti avvisi relativi a:

problemi e/o disservizi di consultazione dei sistemi informatici che consentono il collegamento con le cancellerie degli uffici giudiziari;

impossibilità di effettuare i pagamenti telematici;

impossibilità di effettuare i depositi telematici;

impossibilità di consultare il REGINDE.

Analoghi messaggi vengono solitamente inseriti anche nei PDA privati.

Sarà opportuno che il collega, ove il disservizio riguardi in particolare le funzionalità del deposito telematico, eviti di depositare telematicamente il proprio atto fino al ripristino delle funzionalità, anticipando o posticipando il deposito dello stesso.

8) Controllare sul Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia se l'ufficio giudiziario oggetto del deposito telematico ha ottenuto il valore legale per la tipologia di atto che si vuole depositare.

Fino al 29 giugno 2014 il deposito telematico non è obbligatorio per cui potrebbero esserci ancora Tribunali non a valore legale per quel determinato atto da depositare telematicamente; consultando il Portale dei Servizi Telematici del Ministero della Giustizia potremo conoscere quale atti sarà possibile depositare telematicamente; caso contrario rischieremmo di effettuare un deposito telematico privo di alcun valore.

Teramo 15 aprile 2014

Avv. Maurizio Reale