Considerazioni sull'applicabilità del DPCM 13.11.2014 al PCT, notifiche avvocati tramite PEC e art. 52 DL 90/2014

Il D.P.C.M. del 13 novembre 2014, pubblicato in GU il 12.1.2015 ¹ ed in vigore dal giorno 11 febbraio 2015, ha dettato le regole  tecniche in materia  di formazione,  trasmissione,  copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

In particolare, gli articoli 4 (Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici) e 6 (Copie e estratti informatici di documenti informatici) dispongono nuove tecniche e regole per la connessa attestazione di conformità e ciò di cui attualmente più si discute è se, tali disposizioni saranno, dalla loro entrata in vigore (dal giorno 11 febbraio 2015), applicabili anche, ad esempio, alle notifiche degli avvocati tramite PEC ex L. 53/94, ai poteri di autentica dei difensori e quidi all'art. 52 del D.L. 90/14, convertito con modifiche dalla Legge 11/08/2014 n. 114 e, più in generale, al PCT nella predisposizione, ad esempio, della procura alle liti o all'attestazione di conformità prevista dall'art. 18 della L. 162/.

 

Gli articoli 4 e 6 del DPCM 13/11/2014 e le notifiche PEC ex L. 53/94.

Al fine di valutare l'applicabilità dell'art. 4 DPCM 13/11/2014 (Copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici) alle notifiche degli avvocati anche effettuate tramite la posta elettronica certificata così come previste dalla L. 53/94 è opportuno iniziare l'analisi dal contenuto dell'art. 18 del DM 44/11 (regole tecniche del processo telematico):

Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati

1. L'avvocato che procede alla notificazione con modalita' telematica ai sensi dell'articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, allega al messaggio di posta elettronica certificata documenti informatici o copie informatiche, anche per immagine, di documenti analogici privi di elementi attivi e redatti nei formati consentiti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 34.

2. Quando il difensore procede alla notificazione delle comparse o delle memorie, ai sensi dell'articolo 170, quarto comma, del codice di procedura civile, la notificazione e' effettuata mediante invio della memoria o della comparsa alle parti costituite ai sensi del comma 1.

3. La parte rimasta contumace ha diritto a prendere visione degli atti del procedimento tramite accesso al portale dei servizi telematici e, nei casi previsti, anche tramite il punto di accesso.

4. L'avvocato che estrae copia informatica per immagine dell'atto formato su supporto analogico, compie l'asseverazione prevista dall'articolo 22, comma 2, del codice dell'amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformita' all'originale nella relazione di notificazione, a norma dell'articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53.

5. La procura alle liti si considera apposta in calce all'atto cui si riferisce quando e' rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l'atto e' notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti e' rilasciata su foglio separato del quale e' estratta copia informatica, anche per immagine.

6. La ricevuta di avvenuta consegna prevista dall'articolo 3-bis, comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53 e' quella completa, di cui all'articolo 6, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.».

Dal trascritto articolo, ed in particolare dal comma 4, si evince che l'asseverazione prevista dall'art. 22, comma 2 CAD deve effettuarsi inserendo la dichiarazione di conformità all'originale nella relazione di notificazione, a norma dell'articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53.

La formulazione dell'attuale art. 18 DM 44/11 è riveniente dalle modifiche apportate dal decreto del Ministero della Giustizia del 03 aprile 2013 n. 48 a sua volta previsto dall'art. 16 bis quater comma 2 del DL 179/12.

Nel caso di specie appare, quindi, evidente come all'avvocato sia stata prescritta una particolare e specifica procedura da seguire per compiere l'asseverazione prevista dall'art. 22 comma 2 del CAD; detta procedura quindi, introdotta dalla legge, potrebbe considerarsi speciale rispetto a quella contenuta nell'art. 4 del DPCM 13/11/14 e, proprio per tale specialità, il citato articolo 4, potrebbe non essere applicabile alla L. 53/94.

A sostegno di tale inapplicabilità si evidenzia poi come il DM 48/13 avrebbe potuto limitare l'utilizzo della procedura dettata solo fino all'emanazione delle regole tecniche stabilite dall'art. 71 CAD ma, l'assenza di ogni specifico riferimento in tal senso è, sul punto, derimente così come, d'altra parte, nel DPCM 13/11/14, manca qualsiasi riferimento specifico che imponga l'utilizzo della nuova procedura anche per la Legge 53/94 in deroga a quanto stabilito dalle norma sopra richiamate.

A conferma di ciò non sfugga da ultimo che il comma 3 dell'art. 4 del DPCM 13/11/14 afferma che “l'attestazione di conformità … PUO' ESSERE INSERITA NEL DOCUMENTO INFORMATICO CONTENENTE LA COPIA PER IMMAGINE…” e non afferma invece che la stessa DEVE essere inserita nel documento informatico contenente la copia per immagine, con ciò si potrebbe, quindi, affermare che non viene a togliersi efficacia, rimanendo vigente ed utilizzabile, per le notifiche ex L. 53/94, la modalità di attestazione della conformità nella relata di notifica prevista dal DM 48/13 che ha modificato in tal senso l'art. 18 DM 44/11.

In dottrina, pervenendo a simili conclusioni, si sono precedentemente espressi gli autorevoli Colleghi Roberto Arcella ², Fabio Salomone, Luca Sileni ³ e Fabrizio Testa.

L'applicabilità dell'art. 6 del DPCM 13/11/2014 all'art. 16 bis comma 9 bis del D.L. 179/12 introdotto dall'art. 52 del D.L. 90/14.

L'art. 52 del DL 90/14, prima della sua conversione in legge, aggiungeva all'art. 16 bis D.L. 179/12,  il comma 9 bis il quale, per i duplicati informatici, faceva espressamente riferimento, all'art. 23 bis comma 1 del Codice dell'amministrazione digitale, il quale a sua volta richiamava l'art. 71 e le regole tecniche del DPCM del 13/11/2014; in fase di conversione però, l'art. 52 del DL 90/14 estrometteva, dal comma 9 bis, per i duplicati informatici, il riferimento all'art. 23 bis comma 1 del Codice dell'amministrazione digitale prevedendo per gli stessi, che "Il duplicato informatico di un documento informatico deve essere prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto  sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine.". Tale disposizione viene ripresa integralmente e riproposta dal DPCM del 13/11/2014 all'art. 5.

Analizziamo adesso il contenuto dell'art. 6, primo e terzo comma, del DPCM del 13/11/2014.

L'art. 6 comma 1 del DPCM del 13/11/2014 prevede che: “La copia e gli estratti informatici di un documento  informatico di cui all'art. 23-bis, comma 2, del Codice (dell'amministrazione digitale) sono prodotti attraverso l'utilizzo di uno dei formati idonei di cui  all'allegato 2 al presente decreto, mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell'estratto  informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di  garantire la corrispondenza del contenuto dell'originale e della copia.”

L'art. 6 comma 3 del DPCM del 13/11/2014 prevede che: “Laddove richiesta dalla natura dell'attivita', l'attestazione di conformità delle copie o dell'estratto informatico di un documento informatico di cui al comma 1, puo' essere inserita nel documento informatico contenente  la  copia o l'estratto. Il documento informatico cosi' formato e' sottoscritto con firma digitale  del notaio o con firma digitale o firma  elettronica  qualificata del pubblico ufficiale a cio' autorizzato. L'attestazione di conformita' delle copie o dell'estratto informatico di uno o piu'  documenti informatici puo' essere altresi' prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia o estratto informatico. Il documento informatico cosi' prodotto e' sottoscritto con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata  del  pubblico  ufficiale a cio' autorizzato.”

Le trascritte disposizioni si applicano anche alle attestazioni di conformità che devono essere effettuate dal difensore, dal consulente tecnico, dal professionista delegato, dal curatore o dal commissario giudiziale quando estraggono, ai sensi dell'art. 16 bis, comma 9 bis, D.L. 179/12, dal fascicolo informatico (visualizzabile tramite il sistema Polisweb), con modalita' telematiche, duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti processuali di parte e degli auslliari del giudice nonchè dei provvedimenti di quest'ultimo?

A sostegno della tesi volta ad escluderne l'applicabilità si potrebbe dedurre che:

1) l'art. 6 comma 1 del DPCM del 13/11/2014, in riferimento alle copie e/o estratti informatici, richiama l'art. 23 bis comma 2 del Codice dell'amministrazione digitale;

2) l'art. 23 bis comma 2 del Codice dell'amministrazione digitale prevede che, in generale, le copie e gli estratti informatici del documento informatico hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta, se prodotti in conformità alle vigenti regole tecniche di cui all' articolo 71 disciplinate adesso dall'art. 6 del DPCM del 13/11/2014;

3) l'art. 16 bis, comma 9 bis, D.L. 179/12, introdotto dall'art. 52 del D.L. 90/14, non contiene riferimento alcuno all'art. 23 bis comma 2 del Codice dell'amministrazione digitale;

4) il potere di attestazione di conformità all'originale, riveniente dall'art. 16 bis, comma 9 bis, D.L. 179/12, introdotto dall'art. 52 del D.L. 90/14 è riferito, solo ed esclusivamente, a determinati soggetti (difensore, consulente tecnico, professionista delegato, curatore e commissario giudiziale) e solo nella specifica ipotesi per la quale (tali soggetti) estraggono, ai dal fascicolo informatico, con modalita' telematiche, duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti processuali di parte e degli auslliari del giudice nonchè dei provvedimenti di quest'ultimo;

5) l'art. 4 della L. 22 febbraio 2010 n. 24 (Interventi urgenti in materia di funzionalita' del sistema giudiziario) ha delegato al Ministro della Giustizia l'emanazione di uno o più decreti volti ad individuare le regole tecniche per l'adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione  dei  principi  previsti  dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale), e successive modificazioni. Le vigenti regole tecniche del processo civile telematico continuano ad applicarsi fino alla data di entrata in vigore dei decreti.

Il provvedimento del 13/11/2014 è, invece, stato emanato dal Presidente del Consiglio dei Ministri in ossequio all'art. 71 del Codice dell'amministrazione digitale ma lo stesso, anche per quanto disposto dall'art. 110 della Costituzione, non può incidere e non può applicarsi al processo civile in quanto, stante la vigenza dell'art. 4 della L. 22/02/2010 n. 24, è solo il Ministro della Giustizia ad avere il potere di individuare, con proprio decreto, le regole tecniche per l'adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione  dei  principi  previsti  dal decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale).

Per quanto sopra dedotto si potrebbe, in via generale, escludersi l'applicabilità del DPCM 13/11/2014 al processo civile non essendo state emanate, le regole tecniche contenute in tale decreto, dal Ministro della Giustizia così come disposto dall'art. 4 della L. 22 febbraio 2010 n. 24 e dall'art. 110 della Costituzione e, in particolare, potrebbe comunque escludersi l'applicabilità  dell'art. 6 del DPCM 13/11/2014 all'art. 52 del D.L. 90/14 e quindi all'art. 16 bis, comma 9 bis, D.L. 179/12 essendo, tali disposizioni, comunque speciali e riferibili solo ed esclusivamente alle copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, a condizione che siano state estratte, dagli aventi titolo, dal fascicolo informatico e, in quanto tali, non soggette all'osservanza di quanto disposto dal citato art. 6 del DPCM 13/11/2014, specialità riconosciuta (tacitamente) dal legislatore che, nella conversione dell'art. 52 D.L. 90/14, ha espunto qualsiasi riferimento al Codice dell'amministrazione digitale, altresì considerando che l'art. 6 DPCM 13/11/2014, emanato dopo la legge di conversione del D.L. 90/14, nulla dispone, nello specifico, per le copie e gli estratti informatici indicati dall'art. 52 D.L. 90/14.

Il DPCM del 13/11/2014 e l'intervento del Consiglio Nazionale Forense.

Sul DPCM del 13/11/2014 è intervenuto il Consiglio Nazionale Forense ⁴, il quale, con nota del 30 gennaio 2015 inviata al Ministro della Giusitizia, al Capo dell'Ufficio Legislativo del Ministero della Giustizia e al Direttore Generale per i Sistemi Informatici Automatizzati del Ministero della Giustizia ⁵, “ha avanzato formale richiesta al Ministero della Giustizia volta ad escludere – con un intervento normativo ad hoc – l'applicazione al Processo Telematico e alle notifiche a mezzo PEC del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13/11/2014 (G.U. 12/1/2015 in vigore dall'11/2/2015), adottato ex art. 71 CAD (Codice Amministrazione digitale) in quanto i nuovi formalismi digitali richiesti per la produzione del documento informatico, delle copie informatiche e nella loro attestazione di conformità non si coniugano con le esigenze di semplicità, speditezza, agevole comprensibilità, che sarebbero auspicabili nel PCT, compromettendone l'efficace applicazione da tutti auspicata.

Il Consiglio Nazionale Forense, anche attraverso la FIIF ⁶ e il gruppo di lavoro ⁷ appositamente costituito, continuerà a seguire gli sviluppi del PCT e gli interventi normativi, verificando che questi non si traducano in ulteriori aggravi non giustificati nell'attività professionale degli Avvocati”.

Si spera che, da parte degli interessati, sollecita sia tanto la risposta quanto l'adozione degli interventi auspicati.

Quali adempimenti per l'avvocato a seguito dell'emanazione del DPCM del 13/11/2014?

Ove venisse definitivamente acclarata, l'applicabilità del DPCM del 13/11/2014 al PCT in generale ed in particolare alle notifiche degli avvocati effettuate anche tramite la posta elettronica certificata ex L. 53/94, quali adempimenti dovrebbero porre in essere i Colleghi per adeguarsi alle nuove modalità stabilite per attestare la conformità di copie informatiche ed estratti informatici?

Tre sono le strade (tra loro alternative) indicate dagli articoli 4 e 6 del DPCM del 13/11/2014:

1) estrarre dal fascicolo informatico la copia informatica o ottenere, a seguito di scansione, la copia per immagine su supporto informatico (file PDF) del documento analogico (cartaceo) e, dopo aver salvato sul proprio computer il file ottenuto, sottoscriverlo con firma digitale (art. 4 comma 2 e 6 comma 2 DPCM 13/11/2014);

2) estrarre dal fascicolo informatico la copia informatica o ottenere, a seguito di scansione, la copia per immagine su supporto informatico (file PDF) del documento analogico (cartaceo) e, dopo aver salvato sul proprio computer il file ottenuto, bisognerà apporre, al suo interno, l'attestazione di conformità; da ultimo, il file così ottenuto dovrà essere sottoscritto con firma digitale (art. 4 comma 3 e 6 comma 3 DPCM 13/11/2014);

3) estrarre dal fascicolo informatico la copia informatica o ottenere, a seguito di scansione, la copia per immagine su supporto informatico (file PDF) del documento analogico (cartaceo) e, dopo aver salvato sul proprio computer il file ottenuto, redigere, con il proprio software di video scrittura, l'attestazione di conformità trasformandola in PDF testo (quindi, senza scansione) inserendo, prima della trasformazione in PDF testo, un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia informatica o di ogni copia per immagine su supporto informatico (art. 4 comma 3 e 6 comma 3 DPCM 13/11/2014).

Analizziamo, nello specifico, le tre modalità:

1) estrarre dal fascicolo informatico la copia informatica o ottenere, a seguito di scansione, la copia per immagine su supporto informatico (file PDF) del documento analogico (cartaceo) e, dopo aver salvato sul proprio computer il file ottenuto, sottoscriverlo con firma digitale (art. 4 comma 2 e 6 comma 2 DPCM 13/11/2014):

è sicuramente la procedura più facile da seguire in quanto differirebbe da quella precedente all'entrata in vigore del citato DPCM, solo per il dover sottoscrivere con firma digitale la copia informatica o l'estratto informatico prelevato dal fascicolo informatico (art. 6 comma 2 DPCM 13/11/2014) o la copia per immagine di un documento analogico (art. 4 comma 2 DPCM 13/11/2014) avendo naturalmente sempre cura di predisporre prima e allegare poi alla PEC, la relata di notifica così come prevista dall'art. 3 bis della L. 53/94 e nella quale dovrà essere inserita l'attestazione di conformità e ciò nel rispetto di quanto richiesto dall'art. 16 bis comma 9 bis del D.L. 179/12.

In questo caso l'ostacolo (o per meglio dire, il pericolo) è rappresentato dal fatto che, per le ipotesi previste dagli artt. 4 comma 2 e 6 comma 2 DPCM 13/11/2014 “La copia o l'estratto di uno o piu' documenti informatici … se sottoscritto con firma digitale  o  firma  elettronica qualificata da chi effettua la copia, ha la stessa efficacia probatoria dell'originale, salvo che la conformita' allo stesso non sia espressamente disconosciuta.

Il pericolo è quindi costituito dal fatto che la conformità potrebbe, ad esempio, essere espressamente disconosciuta da controparte, con tutte le conseguenze facilmente immaginabili prima fra tutte quella di allungare i tempi dei processi all'interno dei quali avverrebbe il predetto disconoscimento;  ma ciò, a mio sommesso avviso, potrebbe o dovrebbe avvenire solo in quelle circostanze nelle quali il disconoscimento possa essere effettuato sulla base di motivi e presupposti chiari, circonstanziati espliciti e tempestivi così come precisato dalla Suprema Corte di Cassazione in un recente sentenza (Sez. VI Civ. ord. 23 aprile - 1 luglio 2014 n. 14893). Ove quindi l'azione fosse meramente strumentale, il proponente non potrebbe sicuramente evitare una condanna per lite temeraria oltre, naturalmente, al rigetto dell'azione di disconoscimento.

2) estrarre dal fascicolo informatico la copia informatica o ottenere, a seguito di scansione, la copia per immagine su supporto informatico (file PDF) del documento analogico (cartaceo) e, dopo aver salvato sul proprio computer il file ottenuto, apporre, al suo interno, l'attestazione di conformità; da ultimo, il file dovrà essere sottoscritto con firma digitale (art. 4 comma 3 e 6 comma 3 DPCM 13/11/2014):

volendo avvalersi di questa modalità il professionista dovrà quindi inserire, all'interno del file PDF, l'attestazione di conformità; a tale scopo potrà utilizzare il software gratuito ADOBE READER il quale, dalla versione 11, consente di aggiungere all'interno del PDF, un testo.

Rimando, sul punto, alle slide predisposte dagli amici e Colleghi Giuseppe Vitrani e Pietro Calorio che, con estrema chiarezza, spiegano il procedimento da seguire (sia per ambiente Windows ⁸ che per ambiente MacOS ⁹), all'esito del quale e salvato il file sul proprio PC, lo stesso dovrà essere sottoscritto mediante firma digitale e allegato al messaggio PEC avendo naturalmente sempre cura di predisporre prima e allegare poi alla PEC, anche la relata di notifica, così come prevista dall'art. 3 bis della L. 53/94.

3) estrarre dal fascicolo informatico la copia informatica o ottenere, a seguito di scansione, la copia per immagine su supporto informatico (file PDF) del documento analogico (cartaceo) e, dopo aver salvato sul proprio computer il file ottenuto, redigere, con il proprio software di video scrittura, l'attestazione di conformità trasformandola in PDF testo (quindi, senza scansione) inserendo, prima della trasformazione in PDF testo, un riferimento temporale e l'impronta di ogni copia informatica o di ogni copia per immagine su supporto informatico (art. 4 comma 3 e 6 comma 3 DPCM 13/11/2014).

Come potremo realizzare in modo agevole un'attestazione di conformità che contenga i nuovi elementi richiesti dalla normativa in commento? Molto semplicemente affidandoci all'ottima applicazione già realizzata dal Collega Claudio De Stasio e reperibile sul sito "Diritto Pratico ¹⁰" al seguente indirizzo: http://apps.dirittopratico.it/impronta.html ¹¹ .

L'applicazione, inserendo i dati richiesti, creerà una relata di notificazione completa di attestazione di conformità, riferimenti temporali ed impronta della copia digitale.

Ove il Collega voglia utilizzare un suo modello di relata di notifica potrà comunque utilizzare la citata applicazione al fine di ricavare il riferimento temporale e l'impronta digitale che, con il classico “copia e incolla”, avrà cura di inserire nella relata di notifica che, naturalmente, andrà sempre predisposta nel rispetto dell'art. 3 bis della L. 53/94. 

Teramo 03 febbraio 2015

Avv. Maurizio Reale